¿Qué es lo primero que viene a tu mente al escuchar la palabra evento? Sí estuviera en tu mente podría ver venir una avalancha de vocablos: reunión, diversión, buenos momentos, entre otras. Sabes ¿cuántos tipos de eventos existen?, te lo muestro con ejemplos en el recuadro siguiente.
| Sociales | Empresariales | Otros |
| Cumpleaños | Congresos & Convenciones | Deportivos |
| Bodas Aniversario | Lanzamientos de productos | Con causa y recaudación de fondos |
| Bautizo, Comuniones | Workshop, Capacitaciones | Espectáculos |
| Graduaciones | Ferias, exhibiciones | Culturales |
Los eventos empresariales son un aspecto importante, ya que les permite presentar y potencializar sus productos o servicios a posibles clientes. Hacer alianzas. Capacitar e incentivar a sus colaboradores.
Para que te des una idea, tan solo el rubro de convenciones y congresos “aporta anualmente unos 35,000 millones de dólares, que equivale al 1.8% del PBI. En este rubro las personas gastan alrededor de 94% más que el vacacionista promedio, según la Secretaría de Turismo (SECTUR).”
Sabías qué en este ramo México ocupa el lugar veinticuatro a nivel mundial y tercero en latinoamericanos.
Para conocer lo que pasa en las entrañas de esta industria, sostuvimos una charla con Ana Paula Hernández, profesionista con más de 20 años de experiencia en el sector turístico. Quien se desempeña como vicepresidenta de BCD Meetings&Events para América Latina y es responsable del área de eventos empresariales en México.
“BCD M&E es una agencia familiar con 40 años de experiencia, líder mundial en diseñar y ofrecer experiencias, con una incesante pasión, conocimientos inigualables y una imaginación que no conoce límites”. Esta empresa se divide en tres áreas: viajes de negocios, eventos y consultoría de viajes.
Se caracterizan por mantener la manera de trabajar y de ser de cada país, donde tiene oficinas propias o partners, para que sus clientes se sientan cómodos e identificados. Ejemplo, en México estamos acostumbrados a que una sola persona nos atienda al momento de organizar un evento, en cambio en Estados Unidos hay una persona diferente para cada parte del proceso.
Vivimos una situación compleja
A lo largo de año y medio de pandemia, también para ellos fue necesario innovar e improvisar sobre la marcha para continuar trabajando en pro de las necesidades de sus clientes.
BCD M&E se suma a la lista de empresas que a pesar de vivir en la era digital y tener al alcance de la mano plataformas útiles para sus labores, la realidad es que se aprovechaban poco, hasta el COVID vino a replantear y modificar nuestra manera rutinaria de trabajar.
Durante este tiempo se dieron cuenta de que existen huecos legales con respecto a la responsabilidad legal de cada uno de los involucrados (Agencia de eventos, empresas y proveedores de servicios). Lo que si queda claro es que para organizar un evento hay que saber qué:
- Es el gobierno del estado donde se llevará a cabo el evento, el encargado de estipular la capacidad adecuada, conforme a las condiciones de COVID en ese momento.
- Con las reglas del juego en la mesa, cada uno de los proveedores (recintos, hoteles, banqueteros, etc.) ofrecerá los servicios disponibles con los que cuenta.
- BCD M&E establece los parámetros y da las recomendaciones y protocolos pertinentes a seguir para que el cliente tome la decisión final.
El panorama actual
Con el objetivo de dar soluciones a las necesidades actuales de su mercado meta, entre las plataformas que BCD M&E pone a tu disposición, están:
- Digital Meeting Center. – Espacio virtual que cuenta con un lobby, área de transmisión (broadcast), sala de chat, y un sistema de votaciones y dinámicas con los asistentes.
- Live Streaming. – Plataforma que cuenta con una landing page para registro y acceso, en donde se pueden hacer transmisiones en vivo o de videos pregrabados.
- Zoom Plus. – Para un evento virtual profesional, se apoyan en esta la popular plataforma de reuniones, aplicando también el expertise de los profesionales del MICE* y darles un valor agregado a las sesiones. (*Room Office y eventos híbridos son dos conceptos que llegaron para quedarse)
- Virtual Venue. – BCD M&E pone a disposición esta plataforma, en un ambiente virtual de reuniones donde cada asistente tiene un avatar y puede desplazarse por las diferentes áreas del lugar e interactuar con otros participantes como si estuviera de forma presencial, pues admite hasta 10 mil invitados.
Es una realidad que los eventos virtuales no tienen el mismo impacto visual, emocional y económico que los presenciales; sin embargo, por ahora son la opción que tenemos para hacer encuentros de negocios, con las tendencias que exige la Industria.
Para Ana Paula y todo el equipo BCD: “Lo importante es asegurar que el contendido sea atractivo y de relevancia para los participantes y evitar se pierda la atención o se distraigan. En algunos casos sugerimos que las ponencias principales, o el mensaje de bienvenida sean grabados para adelantarnos a los imprevistos con el internet y agilizar las cosas”.
¿Qué hemos aprendido de todo esto?
De ahora en adelante es necesario pensar y actuar social y responsablemente considerando a todos los involucrados (organizadores, proveedores, participantes y etc.).
En estos tiempos incierto, donde hoy podemos planear un evento en ciertas fechas, para determinado número de personas, con ciertas características y de la nada las cosas cambian. Una pieza clave es la flexibilidad me atrevería a decir que es el eslabón que une y mantiene en perfecta sincronía a BCD, con sus clientes fieles (compañías globales y multinacionales) y la larga lista de aliados y proveedores con los que colaboran.
Es una realidad que los eventos virtuales no tienen el mismo impacto visual, emocional y económico que los presenciales; sin embargo, por ahora son la opción que tenemos para hacer encuentros de negocios, con las tendencias que exige la Industria.
Para Ana Paula y todo el equipo BCD: “Lo importante es asegurar que el contendido sea atractivo y de relevancia para los participantes y evitar se pierda la atención o se distraigan. En algunos casos sugerimos que las ponencias principales, o el mensaje de bienvenida sean grabados para adelantarnos a los imprevistos con el internet y agilizar las cosas”.
¿Qué hemos aprendido de todo esto?
De ahora en adelante es necesario pensar y actuar social y responsablemente considerando a todos los involucrados (organizadores, proveedores, participantes y etc.).
En estos tiempos incierto, donde hoy podemos planear un evento en ciertas fechas, para determinado número de personas, con ciertas características y de la nada las cosas cambian. Una pieza clave es la flexibilidad me atrevería a decir que es el eslabón que une y mantiene en perfecta sincronía a BCD, con sus clientes fieles (compañías globales y multinacionales) y la larga lista de aliados y proveedores con los que colaboran.
