La productividad de tu empresa puede sobrevivir al COVID-19 con las estrategias adecuadas. La opción hasta hoy, es que tus colaboradoras hagan home office, para que continúen con sus labores sin la necesidad de convivir en una oficina y así evitar los traslados.
Por ejemplo, habilita aquellas que les permitan subir documentos a la nube para compartirlos y trabajarlos entre varias personas, señala Ricardo Parra, gerente divisional de ventas de la consultora ManpowerGroup.
«Hoy las compañías ya están contratando paquetes con empresas tecnológicas para tener mucha de su información dentro de una nube virtual, y que esté protegida, obviamente hay que buscar empresas reconocidas, que tengan un alto o un buen perfil en temas de seguridad», explicó.
Aprovecha la tecnología para hacer juntas virtuales, presentaciones en vivo y videoconferencias.
Eso sí, es necesario armar un plan de contingencia, para que toda la información necesaria esté en línea, y tus colaboradoras, sepan cómo y para qué, sirve cada uno de los instrumentos digitales.
«Hay que armar planes de uso de las herramientas, entre más tengan una política de uso, un proceso de uso de una tecnología, les va a ayudar mucho a las compañías», señala.
Para que las colaboradoras no bajen su ritmo por estar en casa y rodeados de distracciones, es fundamental implementar estrategias de supervisión. Y sí, para eso también es posible recurrir a la tecnología.
También es necesario asegurarse de que todo tu personal tenga una computadora portátil desde la cual pueda conectarse. Idealmente, también deberán designar en casa un lugar dedicado exclusivamente al trabajo.
Éstas son algunas herramientas virtuales que pueden facilitar el home office:
Compartir y editar documentos: Google Drive.-Juntas virtuales: Skype, Join.me y Zoom Meetings.-Proyectos en equipo: Basecamp, Agilefant.-Almacenar información: Dropbox.
Consejos básicos para sobrevivir al home office
Aunque la libertad de elegir el lugar en el que se desea trabajar existe, es vital armar un plan de trabajo y decidir cuáles serán los horarios (flexibles o no) a los que deberás ajustarte. Es decir, si por la mañana el tiempo estará dedicado a tu familia para hacer desayunos, correr a la escuela y realizar ejercicio, entonces tu jornada iniciará a las 11 horas y puede concluir a las 14 horas, para acudir por los hijos a la escuela, dar de comer o supervisar tareas. A las 16 horas puedes retomar actividades y concluir tu día a las 20 horas. Estarás lista para cenar en familia.
Lo importante es respetar los espacios de tiempo que hayas destinado para dar seguimiento a los asuntos de tu empresa. Evita caer en un abuso y no te permitas largas jornadas sin descanso.
Selección del lugar
Trabajar de forma independiente no es fácil y se complica aún más cuando no cuentas con un lugar en el que puedas concentrarte. No podrás hacer llamadas, redactar mails o escribir un reporte en el comedor o en la barra de la cocina. Son espacios propicios para la distracción.
Las probabilidades de que trabajes en una cafetería o que inviertas en un coworking quizá sean mínimas. Por eso debes considerar el adaptar un espacio dentro de casa para desempeñarte como líder de tu empresa. Recuerda que el lugar designado para desempeñarte influirá en tu productividad, así que al momento de configurar tu espacio toma en cuenta lo siguiente:
- Procura que tu espacio te dé autonomía. Si te es posible, evita que sea demasiado pequeño.
- Acondiciónalo cerca de una ventana. La luz natural ayuda al cerebro a concentrarse y pensar.
- Diseña tu espacio. Un escritorio y una computadora pueden ser suficientes, pero no garantizan que trabajes cómoda y feliz. No necesitas gastar demasiado para crear un ecosistema que hable de ti. Pinta las paredes de otro color, selecciona elementos de decoración que te gusten e inspiren. Pensar en esos detalles comenzará incluso a darle mayor identidad a tu empresa.
No caigas en tentaciones
Al estar en casa es fácil que decidas robarle tiempo al trabajo para llevar a cabo algún quehacer doméstico, ver la televisión, estar en el celular, las redes sociales o sostener charlas con los vecinos, incluso tu mascota puede robar tu atención. ¡No lo hagas! Enfócate en tu productividad. Tu empresa y su correcto funcionamiento depende ti.
De inicio aplicar el home office puede ser una decisión forzada producto de las circunstancias generadas por la pandemia del Covid-19. Con el tiempo, la capacidad de decidir horarios de trabajo y poder combinar tu faceta laboral con la personal te hará sentir más a gusto y podrás gestionar asertivamente tu capacidad de acción.
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